Messekonzept erstellen: Checkliste & 11 Tipps für eine gelungene Messe

Messeauftritte sind ein wichtiges Marketinginstrument vieler Unternehmen. Eine Messebeteiligung fördert Ihren Bekanntheitsgrad, stärkt Ihre Marke, bringt neue Geschäfte und steigert Ihren Umsatz. Doch dazu braucht es ein ordentliches und durchdachtes Messekonzept.

Auch im Online-Zeitalter haben Messen nicht an Bedeutung verloren. Im Gegenteil, viele Unternehmen verfolgen heute sogar mehr Messeziele als bisher. Ein erfolgreicher Messeauftritt sollte sehr gut durchdacht sein, um Ihnen den entsprechenden Erfolg zu bringen. Eine Messebeteiligung bietet Ihnen den Vorteil der face-to-face Intensität. Hier fungiert Ihr Standpersonal als Informationssender und der Besucher als Informationsempfänger. Nirgendwo sonst können Sie so direkt mit Ihrem Kunden kommunizieren.

Die Vorbereitung eines Messekonzepts oder eines Messestands für Aussteller will gut durchdacht sein. Eine Messe Checkliste kann dabei sinnvoll unterstützen.

In unserer Messecheckliste erhalten sie wertvolle Hinweise für einen gelungenen Messestand und Tipps für Ihren Messeauftritt. Angefangen von „Wie organisiere ich eine Messe“ über „Messeauftritt Ideen“ , auf was muss ich beim Kauf eines Messestandes beachten, bis zur „Messe Planung“ ist dabei an alles gedacht.

Wenn Sie ein Messekonzept erstellen, sollten Sie sich zuerst Gedanken darübermachen, auf welcher Messe Sie mit Ihrem Unternehmen ausstellen möchten.

• Wo ist ein Auftritt zielführend?
• Wo erreichen Sie die meisten Personen und auf welcher Messe ist Ihr Zielkunde als Besucher oder Aussteller anwesend?

Da es allein in Deutschland rund 150 Messen zur Auswahl gibt, sollten Sie die „richtige“ Messe auswählen.
Dazu beantworten Sie folgende Fragen zu ihrem Messekonzept:

• Vergleich Ihrer Zielgruppe mit den Besucheranalysen des Vorjahres
• Sind Ihre Zielgruppen auf der Wunschmesse anwesend?
• Ist Internationales Publikum anwesend?
• Wettbewerbsanalyse: Was machen Ihre Marktbegleiter und sind Sie auch auf der angestrebten Messe als Aussteller anwesend?

Eine Checkliste hilft Ihnen dabei, Ihr Messekonzept optimal zu planen.

Beim ersten Messeauftritt stellt sich die Kalkulation als schwierig und ungenau dar. Sie sollten spätestens beim zweiten Auftritt Ihre Kalkulation anhand der Erfahrungswerte genauer aufbauen. Folgende Kosten setzen sich zusammen:

• Standmiete (Strom, Wasser, Elektro, Abhängepunkte)
• Messestandbau und Anschaffung
• Exponatkosten
• Personal- und Übernachtungskosten des Standpersonals
• Transport- und Entsorgungskosten
• Sonstiges

Erstellen Sie einen Terminplan, in dem Sie wichtige Meilensteine und Zuständigkeiten genau definieren. Folgende Punkte sollten in Sie in Ihrem Terminplan berücksichtigen:

• Termin der Anmeldung (beachten Sie die jeweiligen Teilnahmebedingungen)
• Abschluss von Versicherungen (Ausstellerversicherung)
• Ernennung des Messeverantwortlichen
• Buchung der Hotelzimmer
• Fertigstellungstermin Messestandbau
• Abschluss des Messestand-Designs
• Fertigstellung von Marketingmaterialien (Flyer, Katalog, Visitenkarten,…)
• Festlegung und Information des Standpersonals
• Auswahl und Produktion der zu präsentierenden Exponate

Ihr Messestand dient als Visitenkarte Ihres Unternehmens und sollte sowohl in der technischen als auch der optischen Ausführung ihre potentiellen Kunden beeindrucken.

Wichtig für ein erfolgreiches Messestand Konzept ist das Einarbeiten wesentlicher Bereiche:

• Präsentationsbereiche
• Besprechungsbereiche
• Nebenräume (Küche, Lager, Garderobe,…)

Das Konzept Ihres Messestandes hängt im Wesentlichen von der Stand-Art und Lage ab.

> Messestand kaufen: Tipps und häufige Fehler

Die Stand-Art gliedert sich in folgende Ausführungen:

a) Reihenstand
Hier handelt es sich um eine Standfläche, die nur nach einem Gang hin offen ist. Im Anschluss links und rechts davon befinden sich die Nachbarstände.

b) Eckstand
Ein Eckstand liegt am Ende eine Reihe und ist hin zum Gang und zum Quergang offen. Hier ist mit mehr Besucherfrequenz zu rechnen als mit einem Reihenstand, da der Messestand offener ist.

c) Kopfstand
Der Kopfstand befindet sich wieder am Ende einer Reihe und ist nach drei Seiten geöffnet.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten das Messestandkonzept zu erstellen. Dies kann über folgende Arten erfolgen:

• Messestand in Eigenleistung
• Messestand über einen Messebauer als Generalunternehmer
• Messestand über einen Planer
• Messestand über einen Planer und einen Messebauer in Kombination

Wir verfolgen mit unseren Produkten einen Messestandbau mit Baukasten-System. Der Messestand wird entweder durch Eigenleistung des Kunden oder einen zusätzlichen Messebauer realisiert. In Zusammenarbeit mit Ihnen oder Ihrem Planer erstellen wir ein optimales Konzept für Ihren erfolgreichen Messeauftritt.

Beispiele von aktuellen Messekonzepten und Projekten finden Sie hier

Der Messestandbau mit unserem Messe Baukasten-System Leitex bietet Ihnen wesentliche Einsparpotentiale und einen Investitionsschutz. Eine konventionelle oder Einmal-Bauweise bringt bei jeder Folgemesse die ähnlichen Kosten mit sich. Zudem ist Leitex wesentlich umweltschonender und dadurch nachhaltiger.

Folgende Vorteile erhalten Sie durch Ihren Standbau mit Leitex 4.0:

• Kinderleichter Aufbau durch Baukastensteckprinzip
• Kleinteilige Bauweise für Ihre individuelle Standgestaltung
• Geradliniges Design
• Ständig erweiterbar und anpassbar auf alle Ihre Standflächen
• Ihre Exponate sind integrierbar
• Tür-, Theken- und Podestlösungen im System erhältlich
• LED-Paneels für LOGO-Akzente in sämtlichen Ausführungen

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Obersters Ziel ist es, mit Ihrem Messestand Ihre Produkte optimal in Szene zu setzen. Dies kann nur realisiert werden, wenn Ihre Produkte im Vordergrund stehen und nicht durch unschöne Vor- oder Rücksprünge im Messe-Standbau abgelenkt werden. Deshalb verfolgen wir den Gestaltungsaspekt der Flächenbündigkeit und lassen alles Beschlagteile optisch verschwinden.

Das schlichte und ansprechende Messestand-Design sorgt dafür, dass der Betrachter nicht abgelenkt wird und Ihre Exponate vollumfänglich wahrnimmt. Damit erreichen Sie seine höchste Aufmerksamkeit.

Ihr Messeauftritt kann nur erfolgreich sein, wenn Sie diesen im Vorfeld nach außen kommunizieren. Deshalb sollten Sie folgende Dinge in Betracht ziehen:

• Laden Sie Ihre Kunden persönlich ein (eMail, Brief, Telefonat,…)
• Publizieren Sie diese Veranstaltung über Ihre Homepage
• Legen Sie die Veranstaltung über Social Media Kanäle fest
• Verschicken Sie Eintrittskarten
• Schreiben Sie Beiträge in Fachzeitschriften
• Ändern Sie Ihre eMail-Signatur und verweisen auf die kommende Messe

Bei allen Veröffentlichungen verweisen Sie auf das Datum, den Messestandort, Ihre Standposition mit Standnummer und Ihre Neuigkeiten, die zu sehen sind.

Ihr Messestand sollte sowohl von der Ferne als auch von geringem Abstand wirkungsvoll sein.

Folgende Punkte sollten bei der Gestaltung berücksichtigt werden.

• Firmenschriftzug an richtiger Stelle positionieren
• Farbliche Standgestaltung an CI Ihres Unternehmens angepasst
• Bauen Sie Grafiken ein
• Beschreiben Sie Ihre Produkte kurz und prägnant (Der Besucher muss in kürzester Zeit verstehen was Sie tun)
• Achten Sie auf leichte Lesbarkeit
• Nehmen Sie Rücksicht auf die Laufwege und die Entfernung des Besuchers
• Denken Sie über audiovisuelle Medien nach

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Wählen Sie das Standpersonal sorgfältig aus. Achten Sie dabei auf diese Mitarbeiter Eigenschaften:

• Ausgeprägte fachliche Kenntnisse
• Kontaktfreudigkeit
• Authentizität
• Sicheres Auftreten
• Guter sprachlicher Ausdruck
• Fremdsprachenkenntnisse

Eine optimale Vorbereitung des Standpersonals können Sie durch ein Messetraining im Vorfeld der Messe erreichen. In diesem Training sollten Sie die Mitarbeiter darauf sensibilisieren wie man das Interesse des Besuchers wecken kann.

Folgende Fragen sollten dazu beantwortet werden können:

• Wie wird das Interesse des Besuchers geweckt?
• Mit welchen Formulierungen wird er angesprochen
• Wie werden Name und Adresse erfragt? Und wo werden diese notiert?
• Wie verhält man sich auf Messen?

Das Standpersonal sollte mit folgenden Dinge ausgestattet werden:

• Namensschilder mit Vor- und Nachname
• Kontakt-Erfassungsprotokoll
• Visitenkarten

Wenn Sie kein Selbstbauer sind, sollte Sie einen genauen Zeitpunkt für die Standübergabe mit dem zuständigen Messebauer vereinbaren. An diesem sollten Sie Ihren Messestand zusammen mit dem Messebauer durchgehen und die Sie störenden Dinge schriftlich fixieren und beseitigen lassen.

Sollten Sie keine Messeerfahrung haben, dann sprechen Sie mit einem Ihrer erfahrenen Kollegen und fragen nach Unterstützung. Der Abbau erfolgt direkt nach Messeende.

Bitte berücksichtigen Sie hier mögliche Kautionen für das Einfahren auf das Messegelände mit Ihrem PKW oder LKW. Melden Sie sich hierfür frühzeitig bei der Messe an.

Um Ihrem Messeauftritt den größtmöglichen Erfolg zu verleihen, ist es von größter Wichtigkeit, alle Kontaktdaten aller am Messestand erschienenen Besucher zu erfassen und im System einzupflegen. Auf dem dafür erstellten Messeprotokoll sollten nicht nur der Name sondern auch das Interesse des Kunden vermerkt werden. Bedanken Sie sich bei jedem Kontakt für dessen Besuch und teilen Sie Ihm (wenn notiert) die Antwort auf seine Frage mit.

“Wir sind mit unserem Messebausystem von Leitex mehr als zufrieden. Wir können unseren Stand selbst auf-und abbauen und beliebig zu jeder neuen Messe ergänzen. Leitex Services begeistert durch den gelebten Dienstleistungscharakter und absolut professioneller Maßarbeit.”

“Von der Beratung über die Planung und Umsetzung unseres Messestandes waren wir sehr zufrieden. Wir werden auch in der Zukunft auf das sehr flexible Messesystem (Ausstellungssytem) Leitex 4.0 und die unkomplizierte Zusammenarbeit setzen.”

“Wir haben uns für das Messesystem Leitex entschieden, da wir damit größtmögliche Flexibilität haben und sehr individuelle Stände erstellen können.”

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